e-Factura în România și Republica Moldova: ce trebuie să gestioneze software-ul tău

În România, e-Factura face acum parte din facturarea de zi cu zi pentru aproape orice companie. În Republica Moldova, sistemul Serviciului Fiscal de Stat este obligatoriu pentru anumiți contribuabili și anumite tranzacții, iar o obligație mai largă a fost anunțată. Pentru software-ul de business, ambele înseamnă același lucru: o factură nu mai este un document pe care îl tipărești sau îl trimiți pe e-mail, ci un set de date structurate care trebuie să treacă printr-un sistem al statului.

Acest articol rezumă regulile așa cum le-am verificat în octombrie 2026, apoi enumeră ce trebuie să gestioneze software-ul tău. Este o informare generală, nu consultanță juridică sau fiscală, așa că verifică împreună cu contabilul tău detaliile care se aplică firmei tale.

România: RO e-Factura

Baza legală și domeniul de aplicare

Sistemul național RO e-Factura a fost instituit prin Ordonanța de urgență a Guvernului (OUG) 120/2021 și este operat prin ANAF (Agenția Națională de Administrare Fiscală). Facturile către autoritățile publice au fost primul pas. Legea 296/2023 a făcut sistemul obligatoriu pentru facturile B2B interne începând cu 1 ianuarie 2024. Din 1 ianuarie 2025, companiile stabilite în România trebuie să transmită prin sistem și facturile B2C interne.

Domeniul de aplicare continuă să fie ajustat. OUG 89/2025 a clarificat, printre altele, că sunt exceptate bonurile fiscale care îndeplinesc condițiile unei facturi simplificate și livrările intracomunitare pentru care cumpărătorul comunică un cod de TVA din alt stat membru, și a introdus obligația de a încărca facturile pentru livrările către companii nestabilite în România, dar înregistrate aici în scopuri de TVA. Regulile pentru persoanele fizice care facturează pe baza codului numeric personal (CNP) s-au schimbat de două ori: OUG 89/2025 le-a obligat să se înregistreze, iar Legea 88/2026, publicată la sfârșitul lunii mai 2026, a făcut sistemul opțional pentru cele mai multe dintre ele. Dacă printre clienții tăi se află persoane fizice, companii străine sau regimuri speciale, verifică exact ce facturi trebuie transmise.

Format

O factură electronică este un fișier XML care respectă standardul european EN 16931 și regulile naționale românești cunoscute ca CIUS-RO, aprobate prin Ordinul ministrului finanțelor (OMF) 1366/2021. În practică, majoritatea sistemelor folosesc sintaxa UBL 2.1. Un PDF nu este o factură electronică. Conform procedurii ANAF, factura originală este fișierul XML împreună cu semnătura electronică a Ministerului Finanțelor, care confirmă primirea lui în sistem.

SPV și accesul

Companiile accesează sistemul prin SPV (Spațiul Privat Virtual), contul online al contribuabilului, folosind o metodă de identificare electronică, de exemplu un certificat digital calificat. Software-ul de facturare și contabilitate se conectează de obicei prin serviciile web puse la dispoziție de ANAF pentru încărcare, verificarea stării și descărcare, cu o autorizare legată de certificatul companiei.

Termenul de transmitere

Din 1 ianuarie 2026, conform OUG 89/2025 (publicată în Monitorul Oficial nr. 1203 din 24 decembrie 2025), o factură trebuie transmisă în termen de 5 zile lucrătoare de la data emiterii și nu mai târziu de 5 zile lucrătoare de la termenul legal de emitere. Până la sfârșitul anului 2025, limita era de 5 zile calendaristice. Unele ghiduri și site-uri încă prezintă regula veche, așa că asigură-te că software-ul și echipa ta aplică regula actuală.

Sancțiuni

Transmiterea cu întârziere sau netransmiterea se sancționează cu amenzi care depind de mărimea contribuabilului. Cuantumurile și datele de la care se aplică s-au schimbat de mai multe ori din 2024, așa că verifică cifrele actuale cu contabilul tău, în loc să te bazezi pe un articol mai vechi.

RO e-Transport

România are și RO e-Transport, un sistem separat pentru declararea transportului rutier al anumitor bunuri. Dacă software-ul tău gestionează logistică sau livrări, tratează-l ca pe o integrare separată, cu propriile reguli și coduri.

Republica Moldova: e-Factura Serviciului Fiscal de Stat

Sistemul informațional e-Factura este administrat de Serviciul Fiscal de Stat (SFS) și este disponibil pentru companii, în regim voluntar, de mai bine de un deceniu. Facturile sunt semnate electronic, iar cumpărătorul le poate vedea și accepta în sistem.

Pentru anumiți contribuabili, sistemul este deja obligatoriu. Articolul 117 din Codul fiscal obligă contribuabilii incluși în lista SFS a utilizatorilor obligatorii ai e-Factura să emită facturi fiscale electronice. Pentru achizițiile publice, Legea 187/2025 a modificat același articol: din 18 iulie 2025, furnizorii care execută contracte în baza legislației privind achizițiile publice trebuie să emită cumpărătorului o factură fiscală electronică, cu excepții precum energia electrică, energia termică, gazele naturale, comunicațiile electronice, serviciile comunale și anumite contracte clasificate din domeniul apărării.

O obligație mai largă a fost anunțată. Publicațiile fiscale internaționale au relatat în 2025 despre un plan al Ministerului Finanțelor pentru o fază pilot din ianuarie 2026 și o obligație generală din octombrie 2026. La data redactării, nu am putut confirma din surse oficiale din Republica Moldova ce companii sunt acum vizate și de la ce dată, așa că verifică situația actuală la SFS sau cu contabilul tău înainte să îți planifici implementarea.

Pentru integrarea software, SFS publică un ghid de conectare a sistemelor de contabilitate. Acesta descrie metodele serviciilor web pentru transmiterea facturilor, verificarea stării lor și citirea jurnalelor. Facturile transmise astfel sunt apoi semnate de un utilizator autorizat în interfața web, iar fiecare factură trece prin mai multe stări, de la ciornă la expediată și acceptată de cumpărător.

Ce trebuie să gestioneze software-ul tău de business

Generează XML valid

Software-ul trebuie să producă o factură completă și structurată: coduri fiscale corecte, categorii de TVA și motive de scutire, unități de măsură, monedă, totaluri care se potrivesc până la ultimul ban.

Validează înainte de transmitere

Rulează aceleași verificări pe care le face autoritatea, înainte să transmiți. Corectarea unui câmp lipsă înainte de trimitere este mult mai ieftină decât după o respingere primită aproape de termen.

Transmite prin API și citește răspunsul

Trimiterea este doar jumătate din treabă. Software-ul trebuie să înregistreze identificatorul încărcării, să verifice starea procesării și să stocheze confirmarea sau mesajele de eroare.

Descarcă facturile primite

Facturile furnizorilor sosesc tot prin sistem. Software-ul ar trebui să le descarce regulat, să le asocieze cu comenzile de achiziție și să le trimită spre aprobare. Conform procedurii ANAF, fișierele rămân disponibile pentru descărcare o perioadă limitată (60 de zile), așa că nu te baza pe portal ca arhivă.

Stochează și arhivează

Păstrează XML-ul semnat, confirmarea și o versiune lizibilă, legate de înregistrarea contabilă, pe toată perioada de păstrare confirmată de contabilul tău.

Corelează cu contabilitatea

Fiecare factură trimisă și primită trebuie să genereze sau să se potrivească cu înregistrările contabile corecte, cu conturile, tratamentul TVA și centrele de cost potrivite.

Gestionează erorile și corecțiile

O factură respinsă trebuie să ajungă înapoi la persoana care o poate corecta, însoțită de un mesaj clar. O factură transmisă nu se editează: se corectează printr-un document nou, de exemplu o stornare sau o factură de corecție. Software-ul tău ar trebui să susțină acest flux și să păstreze legătura dintre documente.

Mai multe companii și mai multe țări

Grupurile cu companii în România și în Republica Moldova au nevoie de credențiale, numerotare, formate și reguli separate pentru fiecare companie, dar de o imagine unică asupra stării facturilor. Proiectează sistemul așa de la început, pentru că adăugarea ulterioară este costisitoare.

Cum te poate ajuta NOWANI TECH

Construim și conectăm module de facturare, integrări cu RO e-Factura și cu sistemul e-Factura din Republica Moldova, precum și arhivarea și corelarea contabilă din jurul lor. Lucrăm cu contabilul tău pe partea de reguli și ne ocupăm de partea tehnică: generarea XML, validarea, transmiterea, urmărirea stării și gestionarea erorilor. Dacă software-ul tău actual lasă prea multă muncă manuală în jurul facturării electronice, contactează-ne.